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第一部分 会展简介About MICE 2

第一节 会展的定义和分类 2

一、会议的分类 2

二、展览的分类 3

第二节 会展管理组织 4

一、国际会展管理组织 4

1.国际展览联盟UFI 4

2.国际展览和项目协会IAEE 4

3.国际大会及会议协会ICCA 5

4.国际展览局BIE 5

5.国际节日和节庆节事协会IFEA 5

6.会议专业人士国际协会MPI 5

7.国际会议和节庆节事理事学会ACCED-I 6

8.国际会议策划者协会ISMP 6

9.世界场馆管理理事会WCVM 6

10.会议管理专业协会PCMA 7

11.国际大型集会场所经理人协会IAAM 7

二、地区性会展管理组织 7

1.（德国）贸易展览行业协会AUMA 7

2.欧洲主要展览中心协会EMECA 8

3.西方展览业协会WFA 8

4.（美国）独立组展商协会SISO 8

5.（美国）展览服务和承包商协会ESCA 8

6.（美国）贸易展参展商组织TSEA 9

7.美国高级主管协会及协会领导艺术中心 9

8.亚太地区展览及会议联合会APECC 9

9.中国展览馆协会 9

10.中国国际贸易促进委员会CCPIT 10

第三节 会展中心常见的组织结构和职位 11

一、会展中心常见的组织结构 11

二、会展中心常见职位 12

第二部分 展览及其服务 17

第一章 招展 17

第一节 展会招展函的主要内容及样板 18

一、招展函的主要内容 18

二、招展函样板 18

1.展会介绍 18

2.以往展会回顾 20

3.本届展会的特色和创新之处 23

4.展会招商和宣传推广计划—1——传统展会 24

5.展会招商和宣传推广计划—2——传统展会 26

6.展会招商和宣传推广计划—3——网络展会 27

7.参展办法 29

8.其他信息 30

第二节 参展信息手册的主要内容及样板 32

一、参展信息手册的主要内容 32

二、参展信息手册样板 33

（一）前言 33

1.样板1——侧重性前言 33

2.样板2——一般性前言 35

（二）展览场地基本情况 36

1.展馆交通图样板 36

2.展馆及展区平面图 37

3.展览场地的技术参数、展馆的水电供应情况等 38

（三）展会基本信息 40

（四）展会规则 40

1.有关证件的使用和管理规定 40

2.消防及安全条例 41

3.展品安全及保险 41

4.展出规定 42

5.展台清洁 43

6.展馆损坏及赔偿 43

7.知识产权 44

8.不可抗力 45

（五）展位搭建指南 45

（六）展品运输指南 46

（七）旅游信息 46

（八）相关表格 46

1.展会场刊资料录入表 47

2.场刊广告预订表 47

3.VIP客户邀请申请表 49

4.参观券申请表 50

5.参展商通行证申请表 51

6.境外人员邀请函 51

7.承包商资料录入表 52

8.展品资料 53

9.申请签证邀请函 53

10.聘请临时工作人员 54

第三节 报名与预订展位 56

一、受理参展商报名与预订操作流程 56

二、受理国内客商出国参展、观展申请一般流程 56

三、受理展位预订需特别留意的要素 57

四、展位预订表样本 57

1.展会承办商向展馆预订展位 57

2.参展商向展会组织方预订展位 58

3.参展商通过展会组织方预订客房 60

4.展位租金标准（样板） 61

五、展位预订确认书 62

六、常见的展位类型 64

1.光地展位 64

2.摊位 64

七、展会设备收费价格表样板 65

1.展台用水、电、气价目表 65

2.电器及通讯设备租用 67

3.道具租赁价目表 68

4.花卉租赁价目表 72

八、经典对话 74

九、常用句型 76

第二章 布展 81

第一节 报关 82

一、展览会备案 82

二、一般展品出入境通关流程 83

1.国外展品入境通关流程图 83

2.国外展品出境通关流程图 83

3.国内展品出入境报关手续流程图 84

三、常用报关单证 84

1.国外展品进出境所需报关单证 84

2.国内展品出入境报关的主要单证 85

四、常用报关单证样板 86

1.出口货物报关单样板 86

2.展品报关清册样板 88

3.暂准进口展品报关清单样本 89

4.进口展览品报关清单样板 90

5.代理报关委托书样板 91

6.原产地证明书样板 92

五、展品进口报关常见形式 94

1.ATA形式 94

2.保税形式 94

3.再出口形式 94

4.进口形式 95

第二节 展品运输与保险 96

一、展品运输 96

1.展品运输流程图 96

二、展品运输指南样板 97

1.指定承运商的联系方式 98

2.货运途径 98

3.收货人信息 98

4.运输时间安排表 99

5.所需交付的文件 100

6.唛头和包装要求 101

7.服务及收费标准 101

8.保险 109

9.其他说明 110

三、代理运输合同 115

第三节 展台搭建与拆卸 118

一、展台搭建的原则 118

二、展台承建与租赁服务 119

1.标准摊位装修表格样板 119

2.标准展台基本设备 120

3.标准摊位装修表格样板 120

4.特殊装修申请表样板 122

三、展台搭建与拆卸须知 123

1.标准展台 123

2.光地展台 123

3.两层式展台设计 127

4.展馆室内吊点 127

5.非大会指定搭建商登记流程 127

6.展馆管理费 128

7.施工押金 128

8.加班费用 129

9.展台清洁 130

10.电力供应 130

11.预订额外设施 132

12.清拆展台 132

四、常用文件样板 133

1.展览会展台施工安全责任书 133

2.额外租赁物品申请表 138

3.水电气申请表 139

五、常用句型 140

第三部分 会议及其服务 144

第一章 会议筹备 144

第一节 会场预订 145

一、会场检核清单 145

二、常见的会场布置形式 150

三、会议服务与设施报价 152

1.会议酒店投标书样本 152

2.会场简介样本 153

3.会场报价样本 157

四、会议室预订表样板 165

五、经典对话 167

六、常用句型 168

第二节 会议邀请 173

一、邀请函 173

1.会议邀请函常见内容 173

2.会议邀请函样板1——简单邀请与回执 173

3.会议邀请函样板2——学术会议 181

4.会议媒体邀请函模板 187

二、受理会议报名的工作流程图 188

三、常用句型 189

第三节 交通、票务和来宾接送 197

一、会议的交通 197

二、接机流程图 199

三、接机流程计划书样板 200

四、经典对话 201

五、常用句型 204

第四节 来宾接待 208

一、签到注册 208

1.会议签到方式 208

2.来宾注册应准备的资料 208

3.会议签到表样板 209

4.会议注册 209

二、经典对话 210

三、常用句型 211

第五节 会议的日程安排 213

一、会议日程的格式 213

二、会议日程样板 214

1.会议日程样板1——表格式 214

2.会议日程样板2——日期式 215

第二章 会议宣传 216

第一节 会议宣传媒体简介 217

第二节 会议介绍与宣传 218

一、如何确定会议名称 218

二、会议宣传的主要内容 219

三、常用句型 219

第三节 展会广告服务报价 221

一、样板一——文字描述式 221

二、样板二——列表式 230

三、赞助商确认函样板 231

第三章 会议接待 234

第一节 会议开幕式 235

一、开幕式 235

1.开幕词的结构、内容和写法 235

2.开幕词样板 236

3.开幕词常用句型 237

二、开幕式礼仪 242

第二节 会议的座次安排 244

一、会议主席台的座次安排？ 244

二、关于宴席的座次安排 244

三、签字仪式的座次安排 245

四、其他几种场合的座位安排 245

第三节 会议与活动主持 247

一、给会议或活动主持人的几点建议 247

二、会议或活动主持开场白 247

三、正式会议或活动常用句型 248

四、内部会议主持常用句型 252

附录Appendices 258

附录一UFI中国地区会员 258

附录二获UFI认证的中国展会 261

附录三会展行业相关组织 263

附录四会展业重要的证书 266

附录五会场管理规则样板 267

附录六展览（示）装潢操作规定样板 272

附录七舞台灯光布置规定样板 278

附录八看板悬挂方式规定（样板） 281

附录九会场安全指引样板 282

一、会场火灾、地震安全措施 282

二、防盗须知 284

附录十常见标志 285

附录十一集装箱的类型代码和尺寸类型码 291

词汇Glossary 294

一、会议类型 294

二、展览类型 294

三、会展市场及其参与者 294

1.会议市场 294

2.会展市场参与者 295

四、会场及设施 295

1.视听器材 295

2.其他会议技术 296

3.家具 296

4.照明设备 297

5.其他 297

五、会场预订 297

1.会议室设置类型 297

2.预订用语 297

六、会议描述 298

1.一般情况 298

2.会议的组织机构 298

3.会议的环节 299

4.会议文件袋里常见物品 299

七、展会常见产品分类 299

八、展位预订 301

1.预订服务用语 301

2.展位描述 302

九、展品运输 303

1.运输 303

2.保险 303

十、展台搭建和拆卸 304

十一、签到服务 304

十二、赞助与广告 304

十三、外贸展会谈判 305

十四、会展支持服务 306

1.住宿与娱乐 306

2.餐饮服务 306

3.邮政 307

4.商务中心 308

5.收银服务 310

十五、会展中心常见标志 311

1.一般指引标志 311

2.交通指引标志 311

十六、会展行业常见职业 312

1.会展服务部常见职业 312

2.其他相关职业 314

十七、会展管理 314

1.危机管理 314

2.绩效评估 314

主要参考文献 315