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第一章　电子文件产生与管理的社会背景 1

第一节　信息技术的历史演变与档案工作 1

一、无技术工具时代暨无档案时代 2

二、单一再现技术工具时代及其档案工作 3

三、迭加技术工具时代的档案工作 8

四、科学技术与档案工作的基本关系 10

第二节　现代信息技术的产生与发展 11

一、计算机发展简史 11

二、计算机的分类、特点及应用 14

三、计算机网络 16

四、Internet的由来与发展 17

第三节　办公领域中电子文件的产生与管理 21

一、办公自动化概述 21

二、办公自动化系统发展概况 22

三、办公自动化系统的模式 23

四、网络条件下办公自动化的应用 23

五、“电子政府”的概念与内涵 25

第四节　生产领域中电子文件的产生与管理 27

一、CAD/CAM技术的发展及应用概况 27

二、CAD/CAM技术的特点 28

三、当今CAD/CAM领域的主流技术 30

四、CAD/CAM主流软件产品 31

五、CAD/CAM技术的发展趋势 32

第五节　电子商务中电子文件的产生与管理 32

一、电子商务的产生与发展 32

二、电子商务中产生的电子文件 34

第二章　电子文件概述 37

第一节　电子文件的产生与发展 37

一、“无纸时代”到来的历史必然性 37

二、电子文件的发展历程 38

第二节　电子文件的概念 39

一、电子文件名称与含义的演变 40

二、电子文件的概念 42

三、电子文件的种类 44

第三节　电子文件的虚拟属性 47

一、认识电子文件虚拟属性的重大意义 47

二、相关概念——“虚拟”、“虚拟档案”、信息“虚物” 49

三、文件、档案及档案馆虚拟化的来源与条件 52

四、管理层面的虚拟——虚拟文档管理实践的来源与特点 55

五、档案馆层面上的虚拟——网络虚拟空间 61

第四节　电子文件的特点 66

一、电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性 66

二、电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性 68

三、电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性 69

四、电子文件信息存储特点——光磁载体的高密度性 69

五、电子文件阅读方式特点——信息的非人工直接识读性 70

六、电子文件信息传递方式特点——物理空间中的自由移动性 72

七、电子文件形成与利用特点——信息的可操作性 73

第三章　电子文件工作概述 76

第一节　电子文件工作的原则与要求 76

一、准确完整 76

二、高效易用 77

三、安全保障 78

第二节　电子文件工作的管理体制 78

一、电子文件工作管理体制的基本原则——集中统一 78

二、机构内部电子文件的管理体制 80

三、数字档案馆 82

第三节　电子文件工作的内容 86

一、电子文件管理工作内容 86

二、电子文件行政管理工作 94

三、电子文件教育工作 96

四、电子文件宣传工作 96

五、电子文件科学技术研究工作 97

六、电子文件国际合作与交流工作 98

第四章　电子文件管理系统 99

第一节　电子文件管理系统概述 99

一、电子文件管理系统（ERKS）的概念和特点 99

二、电子文件管理系统的开发过程 100

第二节　电子文件管理系统功能模块设计 107

一、中百网络办公自动化系统技术特点 107

二、中百网络办公自动化系统功能概述 109

第五章　电子文件的制作和收发 126

第一节　电子文件的制作 126

一、草拟 126

二、审核 130

三、签发 132

四、复核 133

第二节　专用系统电子文件的收发 134

一、电子文件网络传输的系统方式 134

二、公文传输专用系统的要求与功能设计 136

三、专用系统的工作流程 138

第三节　利用Internet收发电子文件 145

一、设置电子邮件账号 145

二、使用Outlook Express发送电子公函 147

三、使用Outlook Express接收电子公函 153

第六章　电子文件的鉴定和归档 165

第一节　电子文件的鉴定 165

一、电子文件鉴定工作的类型及其特点 165

二、电子文件鉴定的基本方法 167

三、电子文件鉴定工作范围 168

四、电子文件鉴定工作的内容 168

第二节　电子文件的归档 175

一、电子文件的确认与采集 175

二、电子文件收集积累的要求 177

三、电子文件的登记 178

四、电子文件归档管理制度的制定 180

五、电子文件归档的组织管理 181

六、电子文件的归档内容 183

七、电子文件的移交与接收 188

八、电子文件的整理 188

第七章　电子文件的保管 195

第一节　危害信息安全的因素与制定信息安全规范 195

一、影响电子文件信息安全的因素 195

二、制定电子文件信息安全规范 198

三、电子文件安全性方案的设计与实现 199

第二节　电子文件的逻辑保护 202

一、系统维护与系统升级 202

二、防治电脑病毒 205

三、电子文件信息安全逻辑保护的其他技术 207

第三节　电子文件的物理保护 216

一、电子文件载体的选择 216

二、电子文件归档载体的保管 219

三、归档电子文件信息的保密措施 220

第八章　电子文件的利用与开发 221

第一节　电子文件的利用 221

一、电子文件利用工作的原则 221

二、电子文件提供利用的方式 224

三、电子文件利用的新特点 227

四、电子文件的利用管理 230

五、电子文件利用的统计分析 231

第二节　电子文件的开发 232

一、电子文件开发的基本内容 232

二、电子文件开发的原则与组织形式 235

三、档案馆电子文件的开发 236

第三节　电子文件的检索 240

一、电子文件检索的含义 240

二、电子文件检索系统的功能 241

三、电子文件检索与计算机辅助档案管理检索的区别 241

四、Internet信息资源的检索 242

第九章　Windows中电子文件管理的基本方法 255

第一节　Windows系统基本知识 256

一、Windows系统发展史 256

二、Windows文件系统概述 258

三、windows的驱动器 259

四、Windows的文件夹 261

五、Windows系统的文件 261

第二节　Windows系统的文件夹管理 262

一、建立并迁移【本单位文档库】总文件夹 262

二、在【本单位文档库】中建立分类文件夹 264

三、文件夹中文件的排列 265

四、选择文件和文件夹 266

五、复制和移动文件或文件夹 268

六、删除文件或文件夹 270

第三节　Windows系统的文件检索 271

一、启动搜索工具 272

二、搜索文件的一般设置 272

三、按文件名搜索 274

四、按包含文字搜索文件 274

五、按日期搜索文件 274

六、按文件大小搜索文件 275

七、高级搜索功能 275

八、桌面搜索器综合应用 276

第四节　Word格式文件的限制与保护 277

一、Microsoft Office办公自动化系统简介 277

二、设置Word文件的“打开权限密码”和“修改权限密码” 278

三、设置Word文件的“只读方式” 280

四、以只读方式或副本方式阅读Word文件 281

五、保护Word文件特定内容 282

六、隐藏公文 285

第五节　Windows系统的病毒防治 287

一、计算机病毒简述 287

二、杀毒软件介绍 287

三、杀毒软件的使用 288

第十章　国外电子文件工作的发展 292

第一节　欧美电子文件工作的发展 292

一、电子文件管理 292

二、电子文件的长期存取 295

三、档案保护与信息存取并轨发展趋势 299

四、美国的电子文件档案馆 300

五、从电子签证看澳大利亚电子文件归档办法 306

第二节　电子文件管理的新理论与新思想 309

一、文档一体化与全程控制 309

二、电子文件时代的来源原则——背景记忆 313

三、后保管时代 316

四、文件连续体理论 318