涉外秘书实务pdf电子书版本下载

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第一章 办公室管理 1

第一节 办公室的种类 1

一、办公室的布局 1

二、涉外秘书的办公室 5

第二节 办公室的布置 7

一、涉外秘书办公桌的选择 7

二、办公室的管理 9

第三节 办公室的美化 11

一、办公室环境的科学标准 11

二、办公室环境的美化 15

第二章 接打电话的艺术 17

第一节 接打电话的要领 17

一、礼貌 17

二、准确 20

三、高效 21

第二节 处理打给上司的电话 22

一、挡驾 22

二、上司正在开会、外出时的电话 23

三、其他注意事项 23

第三章 处理邮件 25

第一节 收到邮件的处理 26

一、收受邮件 26

二、邮件的初步分类 27

三、拆阅邮件 28

四、邮件登记 30

五、邮件的分发 31

第二节 发出邮件的处理 34

一、打印信封 35

二、装封前的检查 36

三、信件的装封 37

第四章 印章管理 38

第一节 印章的作用和种类、式样 38

一、印章的作用 38

二、印章的种类 39

三、印章的式样 40

第二节 印章的产生和使用 42

一、印章的刻制、颁发和启用 42

二、印章的保管 44

三、印章的使用 44

四、用印注意事项 47

第三节 印章的停用、销毁和介绍信管理 48

一、印章的停用和销毁 48

二、介绍信管理 50

三、如何鉴别假印章 52

第五章 上司工作日程和商务旅行安排 53

第一节 上司工作日程安排 53

一、编制工作日程表 53

二、编制一周工作计划表 54

三、日程安排注意事项 55

第二节 安排约见 56

一、约见的分类 56

二、约见的轻重缓急安排 57

三、不宜安排约见的时间 58

四、安排约见注意事项 58

五、取消约见 59

第三节 上司出差安排 60

一、制定商务旅行计划 60

二、购票和准备物品 63

三、上司出差期间秘书的工作 64

四、上司归来后秘书的工作 64

第六章 接待来宾 65

第一节 接待要领 65

一、热情有礼 65

二、交换名片的礼节 66

三、来客登记 69

四、善于记住来客姓名 69

第二节 接待有约而来者 70

一、招呼来客 70

二、引导 72

三、注意事项 73

第三节 接待无约而来者 74

一、分流 75

二、婉言拒绝 76

三、会客中又来新客 77

四、帮助上司中止会客 78

五、接待投诉者 79

第四节 接待重要宾客 81

一、确定规格 81

二、迎接 82

三、陪车 83

四、注意事项 85

五、送别事宜 86

第七章 社交活动及礼仪 88

第一节 协助上司处理社交事宜 88

一、邀请与答复 88

二、赠礼及祝贺 90

三、捐赠和赞助 95

四、舞会 96

五、陪同观赏 97

第二节 主持节目 98

一、节目主持人的形象 98

二、节目主持人的语言 99

三、节目主持人的应变能力 101

第三节 操办宴请活动 101

一、宴请种类 101

二、宴会的筹办 103

三、桌次的排法 104

四、席次的排法 108

五、宴请程序 112

六、出席宴请礼节 113

第八章 涉外交际 115

第一节 外国人的称呼和姓名 115

一、外国人的称呼 115

二、外国人的姓名 117

第二节 外国重要习俗 123

一、美国人的习俗 123

二、英国习俗 125

三、法国习俗 126

四、德国习俗 127

五、俄国习俗 128

六、澳大利亚习俗 129

七、日本习俗 131

第三节 国外重要节日 132

一、欧美重要节日 132

二、亚洲重要节日 135

三、外国人的忌讳 137

第九章 筹办会议 139

第一节 常见会议的种类 139

一、内部会议 139

二、外部会议 140

三、电化会议 142

第二节 会前秘书工作 143

一、拟制会议计划 143

二、准备文件资料 146

三、发送会议通知 147

四、会场布置 155

第三节 会间服务 159

一、迎接客人 159

二、会场签到 161

三、合影 161

四、会议记录 162

五、编写会议简报 165

六、生活服务 167

第四节 会后服务 168

一、撰写会议纪要 168

二、善后工作 172

第十章 文件处理和档案管理 173

第一节 涉外机构文件工作概述 173

一、涉外机构文件的涵义 173

二、涉外机构文件处理的涵义 174

第二节 涉外机构文件处理程序 175

一、收文处理程序 175

二、发文处理的具体操作 180

三、办毕文件的处置 183

第三节 涉外机构档案管理工作概述 185

一、涉外机构档案的特点 185

二、涉外机构档案工作的管理方针 187

第四节 涉外机构文件材料的归档制度 188

一、档案的收集与归档 188

二、归档制度的具体内容 189

第五节 涉外机构档案的整理 191

一、档案整理工作原则 191

二、归档文件的整理 192

三、档案分类排序方法 195

第六节 涉外机构档案的管理与利用 198

一、编制档案检索工具 198

二、档案保管措施 199

三、档案的鉴定和利用 199

四、涉外机构档案管理的特殊情况 200

第十一章 办理出入境事宜 202

第一节 出国手续 202

一、递呈出国申请书 202

二、办理护照 204

三、申请签证 209

四、办理黄皮书 213

五、办理出境登记卡 215

第二节 出国准备事宜 216

一、订购机票 217

二、了解航空交通知识 219

三、其他准备事宜 219

第三节 办理出境检查 220

一、边防检查 220

二、海关检查 220

三、安全检查 221

第十二章 协助上司谈判 224

第一节 谈判概述 224

一、何谓谈判 224

二、谈判的程序 225

三、谈判的模式和对手类型 226

第二节 谈判谋略 227

一、善于倾听和问答 228

二、常用的谈判谋略 230

第三节 谈判中秘书的工作 232

一、谈判的准备 233

二、谈判会场的布置 236

三、谈判过程中的秘书工作 237

四、操办签字仪式 238

第十三章 秘书与项目管理 241

第一节 项目管理概述 241

一、项目的概念与特点 241

二、项目工作阶段划分 242

三、项目的组织管理 243

第二节 项目的范围与时间管理 245

一、项目的范围管理 245

二、项目的时间管理 247

第三节 项目的成本与质量管理 250

一、项目的成本管理 250

二、项目的质量管理 252

第四节 项目的沟通与人力资源管理 255

一、项目的沟通管理 255

二、项目人力资源管理 258

第五节 项目的风险管理 261

一、项目风险及其管理 261

二、项目风险事件控制方法的步骤与内容 265

后记 267