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第一章 办公室工作实务概论 1

第一节 办公室概述 1

一、办公室的地位与作用 1

二、办公室的类型 4

三、办公室的职能 5

四、办公机构的工作权责 9

第二节 办公室工作的任务 10

一、起草文稿 10

二、文书处理 10

三、情况综合 10

六、督办检查 11

五、组织协调 11

四、信息处理 11

七、调查研究 12

八、打字印刷 12

九、会务工作 12

十、安排领导活动 13

十一、编写大事记 13

十二、完成临时交办任务 13

十三、文书立卷与归档 13

十四、信访接待 14

十五、机要通信 14

十六、公务接洽 14

十七、印信管理 15

第二章 办公室工作计划实务 17

第一节 办公室工作计划概述 17

一、工作计划的概念 17

二、办公室工作计划的类型 21

第二节 制订工作计划的程序与方法 25

一、制订办公室工作计划的原理 25

二、制订办公室工作计划的程序 27

三、制订办公室工作计划的方法 29

第三节 工作计划与目标管理方法 30

一、目标管理的基本内容 30

二、制订工作计划是目标管理的基础 31

三、目标管理基本过程 32

四、目标管理范例 33

第三章 办公室时间操作工作实务 39

第一节 时间与时间运用 39

一、什么是时间运用 39

二、时间观念 39

三、时间的基本特征 40

四、时间运用的原则 41

第二节 办公室工作时间运用 42

一、办公室工作时间运用概述 42

二、办公室工作时间运用中的通病 42

三、办公室工作时间运用的操作技巧 44

一、用尽可能少的时间办尽可能多的事 47

第三节 办公室时间运筹方法 47

二、将工作内容交错进行安排 48

三、对时间定期“盘点” 48

四、按职能分类的时间运用工具和方法 48

五、目标运用法 50

第四节 办公室工作时间运用艺术 51

一、办公室的设置 51

二、办公的艺术 51

三、怎样克服拖延 54

第五节 办公室工作量化管理技巧 56

一、工作量化管理概述 56

二、工作量化管理的基本原理 58

三、工作量化管理标准模式 60

四、办公室人员职业能力测评 65

第四章 办公室关系协调工作实务 75

第一节 关系协调的基础 75

一、协调的概念 75

二、协调工作的作用 75

三、协调工作的特点 76

四、协调工作的组成要素 77

五、协调工作的要求 78

六、协调工作的原则 79

七、协调工作的方法 81

八、协调工作的程序 83

九、协调工作的类型 84

第二节 协调工作的种类 86

一、政策协调 86

二、计划制订工作中的协调 87

三、事务工作中的协调 88

四、会议的协调 89

五、办会过程中的协调 90

六、受理请示报告工作中的协调 92

七、公务协调 92

八、公文协调 93

九、公文处理工作中的协调 94

十、关系协调 96

第三节 协调工作操作技巧 97

一、协调工作的六字口诀 97

二、内部人际关系协调的技巧 99

三、协调工作中的语言技巧 104

四、协调活动中的换位思考 107

第五章 办公室组织会议工作实务 109

第一节 会议的构成与类型 109

一、会议的构成 109

二、会议的类型 110

第二节 会前准备工作操作实务 115

一、会场的布置 115

三、证件制作 117

二、座次排列 117

四、安排议题的原则 118

五、安排议题的方法 119

六、安排议题应注意的问题 120

七、报名和报到 120

八、提名与会人员 121

九、会议文件的产生 123

十、会议文件的审核 123

十一、会议文件的分发 124

十二、会议通知 124

十三、会议编组 125

二、会议时间的安排技巧 126

第三节 会场准备工作操作技巧 126

一、会场颜色的布置技巧 126

三、利用人的感觉特点安排会议议题 127

四、防止开会迟到的技巧 127

第四节 会场组织工作规范操作实务 128

一、会场工作 128

二、会议中的生活管理 135

三、会议的保密工作 140

第五节 会议记录范例与写作技巧 141

一、会议记录范例 141

二、会议记录写作技巧 143

一、主持会议的要领 146

第六节 会议主持与语言运用 146

二、会议主持工作原则 147

三、会议主持过程 148

四、会议主持工作应注意的问题 150

五、主持会议的语言特点 151

六、会议主持语言运用的注意事项 153

七、会议的文字工作 155

第七节 会议主持的操作技巧 159

一、主持会议的技巧 159

二、主持的语言表达技巧 162

一、安排与会人员离会 164

二、整理会议记录 164

第八节 会后事项处理工作实务 164

三、印发会议纪要 165

四、会议文件的立卷归档 165

五、会议议定事项的落实 166

六、会议新闻报道 166

七、会议财务决算 167

八、会务工作总结 167

第九节 会后事项处理工作制度范本 168

文书档案立卷归档制度 168

第六章 办公室信访工作实务 173

第一节 信访工作概论 173

一、信访工作的任务 173

二、信访工作的原则、方法 174

三、信访工作机构 175

第二节 信访机构的设置和人员素质 176

一、信访机构的设置原则 176

二、信访工作人员的素质要求 177

第三节 办理人民群众来信 178

一、办理来信的基本要求 178

二、办理来信的程序 178

第四节 接待群众来访 181

一、接待群众来访的原则 181

二、接待群众来访的程序 181

三、检查落实来访问题处理结果 183

二、立案范围 184

第五节 办理信访案件 184

一、办理信访案件的基本要求 184

三、立案的主要环节 185

四、处理信访案件的程序 185

五、信访人的概念、权利和义务 186

六、信访问题分类 187

第六节 信访工作操作技巧 188

一、减少重信的技巧 188

二、匿名信的处理技巧 189

三、处理群众集体上访的技巧 190

四、重访老户的处理技巧 191

信访工作标准制度 192

第七节 信访工作制度范本 192

第七章 办公室外事工作实务 201

第一节 外事工作概述 201

一、外事工作的性质和特点 201

二、外事工作人员守则 203

三、外事工作的基本原则 203

四、外事交往礼仪 204

五、外事活动中的服饰要求 205

六、外事活动仪式 206

七、外事安全保密工作 207

第二节 外事工作操作技巧 208

一、外事邀请准备 208

二、外事接待技巧 211

三、外事洽谈 216

四、外事出访程序 222

第八章 办公室通信工作实务 229

第一节 电话的使用 229

一、电话设备及种类 229

二、电话使用及维护注意事项 231

三、电话的附属功能 232

四、电话常见话音信号 233

五、电话机的常用键 234

六、通话要求 234

一、电报 236

第二节 邮政电报、信函和传真 236

七、利用电话处理工作应注意的问题 236

二、邮政信函 239

三、传真 240

第三节 通信工作管理制度范本 242

电话机线管理制度 242

总机管理制度 243

长途电话管理办法 244

电话管理规定 245

电传机及传真机使用制度 246

第一节 文书管理概述 249

一、公文行文制度 249

第九章 办公室文书管理工作实务 249

二、文书处理工作的重要性 251

三、文书管理程序 252

四、文书处理工作的任务 253

第二节 收文处理操作技巧 254

一、收文程序 254

二、批办程序 257

三、请办 260

五、传阅 263

六、催办 264

七、承办 267

八、办复 269

一、发文处理办法 270

第三节 发文处理操作技巧 270

二、签发 272

三、公文制发程序中的“倒流”问题 275

四、来文收集 277

五、文件的传达 278

第四节 文书管理与利用技巧 278

一、文书管理工作的内容 278

二、文件的日常管理方法 279

三、文件的管理原则和存放 282

四、文书管理工作流程 283

一、阅文送呈技巧 287

第五节 文书管理工作操作技巧 287

二、批办文件的技巧 289

三、拟稿的技巧 290

四、签发的技巧 292

五、解决公文稿送审“倒流”的技巧 294

六、文书材料立卷的技巧 295

第六节 文书管理制度范本 297

文印室管理规定 297

文书收发作业规范 298

文件处理标准 300

文件立卷与归档办法 303

重要文件保管处理规定 304

企业报刊、邮件、函电收发制度 306

文书管理规定 308

公文管理规章 321

打字、油印工作制度 322

资料室管理规定 323

内部图书资料管理规定 326

第十章 值班、保卫、保密与出差工作实务 327

第一节 值班工作 327

一、值班的含义 327

二、值班工作的特性 327

三、值班工作的任务 328

四、值班工作的安排 329

五、值班工作标准管理制度 330

六、值班工作的作用 331

七、值班工作记录 332

第二节 保卫工作 332

一、保卫工作的含义和性质 332

二、保卫工作特点和内容 333

三、保卫工作的原则 334

四、保卫工作人员的职业道德 334

五、保卫工作的规范措施和要求 335

第三节 保密工作 337

一、办公室工作人员与保密工作的关系 337

二、保密工作的方针 338

三、保密工作的机构及职责 339

四、保密工作的特点 340

五、文件保密工作 341

六、会议保密工作 343

七、通信保密工作 343

八、经济情报保密工作 344

九、科学技术保密工作 345

十、宣传报道中的保密工作 346

十一、计算机的保密工作 347

第四节 值班、保密与消防工作技巧 349

一、值班工作中特殊情况的鉴别技巧 349

二、保密工作的技巧 350

三、企业消防工作技巧 351

第五节 值班、保卫与出差制度范本 353

员工保密纪律规定 353

出差管理办法 355

差旅费支付制度 357

计算机安全管理规定 359

第十一章 办公室印信管理工作实务 363

第一节 印章管理实务 363

一、印章的作用 363

二、印章的种类 364

三、印章的刻制 365

四、印章的颁发与启用 367

五、印章的管理 368

六、印章的使用 369

第二节 信证的管理与使用技巧 370

一、凭证的管理与使用 370

七、印章的缴销 370

二、介绍信的管理与使用 371

第三节 印信管理制度范本 372

印章管理制度 372

印章处理制度 374

印信使用规定 375

公章使用办法 376

第一节 议案、建议和提案 379

一、议案、建议和提案的概念 379

第十二章 办公室提案工作实务 379

二、议案、建议、提案的区别 381

三、建议、提案的办理程序和方法 382

四、办理建议、提案的原则和要求 383

五、办理建议、提案工作的意义 386

第二节 提案工作标准制度范本 387

提案改善制度 387

提案建议管理条例 390

会议提案管理办法 393

第十三章 办公室档案管理工作实务 395

第一节 档案管理工作概述 395

一、档案的含义及其特点 395

二、档案的形成与作用 396

三、档案工作概述 398

第二节 档案管理的现代化 401

一、档案管理手段的现代化 401

二、档案管理现代化的途径 402

三、档案管理现代化的措施 403

四、档案工作组织管理科学化 404

第三节 档案工作标准化 405

一、档案工作标准化概述 405

二、档案工作标准化的内容 405

三、档案工作标准化应注意的问题 408

一、档案收集工作的意义 409

第四节 档案收集整理的规范化要求 409

二、档案收集工作的内容 410

三、档案收集工作的特点和要求 411

四、档案整理工作的原则 412

五、档案整理工作的作用 414

六、档案整理工作的内容 414

第五节 档案收集整理管理实务 415

一、档案整理标准管理制度 415

二、档案收集标准管理制度 424

第六节 档案管理制度范本 430

立卷管理规定 430

档案管理制度 431

单位档案管理规定 436

档案管理准则 437

第十四章 办公室督查工作实务 439

第一节 督查工作概述 439

一、督查工作的含义 439

二、督查工作的原则 439

三、督查工作的作用 440

四、督查工作的基本要求 441

五、督查工作的方法 443

第二节 督查工作操作实务 444

一、督查工作的队伍建设 444

二、督查工作的网络建设 445

三、督查工作的制度建设 446

四、督查工作的目标管理 447

五、督查工作的指导原则 448

六、督查工作的基本内容 449

七、督查工作的程序 451

八、督查工作的公文文体种类 456

九、督查工作情况通报 456

十、督查工作回告 457

十一、督办工作检查组 458

十二、督查工作联系点 458

十三、督查工作规则 459

十四、督查工作方法 460

一、督查报告的写作技巧 469

第三节 督查工作操作技巧 469

二、专项查办的技巧 470

三、跟踪督查的技巧 471

四、查办催办的技巧 472

第四节 督查工作制度范本 474

督查登记制度 474

转办制度 475

督查工作计划制度 476

第十五章 办公室工作日程通用表格 477

当天备忘的重点 477

当天领导的行动掌握表 478

当天部属的行动掌握表 479

日程表 480

一年重点实施日程表 481

一周日程表 482

月份式日程表 483

四季日程表 484

三年计划日程表 485

日程检查表 486

每日行动管理表 487

24小时行动计划表 488

行程表拟定法检查表 489

每月、每日行事预定表 490

行动预定表 491

领导和部属的休假掌握表 492